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江苏省公共关系协会内部管理制度
栏目:通知公告 浏览量:216 发布时间:2022-02-21
江苏省公共关系协会内部管理制度 为了顺利实现协会宗旨,圆满完成新时代面临的新任务,在协会《章程》指导下,充分发挥协会的智力和人才优势,更好地为为江苏公共关系事业走向职业化、专业化、规范化服务;增强服务会员和社会各界、服务科技普及和创新驱动发

江苏省公共关系协会内部管理制度

 

为了顺利实现协会宗旨,圆满完成新时代面临的新任务,在协会《章程》指导下,充分发挥协会的智力和人才优势,更好地为为江苏公共关系事业走向职业化、专业化、规范化服务;增强服务会员和社会各界、服务科技普及和创新驱动发展战略、服务公民科学和文化素质提高、服务党委政府、企事业单位科学决策和品牌建设的能力,为加快推进我省的经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和生态文明建设,为实现中华民族伟大复兴贡献力量。根据协会章程的有关规定和协会管理需要特制定本管理制度,以期规范协会会员和协会工作人员的行为,共同塑造良好的社团形象,为江苏公关事业的建设与发展作出贡献。

一、工作制度

(一)协会正式聘用的工作人员按国家事业单位有关规定,实行每周五个工作日、每工作日八小时工作制度,按国家法定节假日休息。作息时间按国家规定的作息时间执行。

   (二)建立职业化的秘书处工作班子,应设立专职秘书长,秘书处工作人员根据需要对外聘用,秘书处聘用离退休老同志,根据工作和身体情况可实行弹性工作制,由秘书处和各单位自行安排。兼职工作人员,实行办公会议制度。

   (三)秘书处办公会议和分支机构工作会议。每季度召开一次,由秘书长或秘书长委托执行秘书长主持,由执行秘书长、副秘书长、办公室主任、各直属单位和分支机构主要负责人参加,检查和交流阶段性工作情况,协调各种关系,研究新的工作部署,讨论决定有关职责范围内的事宜。

   (四)会长办公会议。每季度召开一次,由会长或会长委托副会长主持,根据需要,请有关常务副会长,副会长、秘书长、副秘书长参加,履行协会《章程》规定的职责,讨论决定协会有关重大事宜。

   (五)常务理事会议。每半年召开一次,由会长或会长委托常务副会长主持,由常务理事参加,履行协会《章程》规定的职责。

   (六)理事会议。每年召开一次,由会长或会长委托常务副会长主持,由协会理事参加,履行协会《章程》规定的职责。

   (七)会员代表大会。每五年召开一次,由会长或会长委托常务副会长主持,由会员代表参加,履行协会《章程》规定的职责。

   (八)会长办公会议和秘书处办公会议,特殊情况可以临时召开。常务理事会、理事会和会员代表大会如需提前或推迟召开,由会长办公会议讨论决定。

   (九)会议形式可以采取线下、线上和线上线下相结合的方式进行。

  二 秘书处工作制度

  (一) 协会秘书处是协会的常设工作机构,具体执行理事会和常务理事会、会长办公会议的决议、决定,负责处理协会日常事务和协会内外部工作的协调。

  (二)协会秘书处工作由秘书长主持,执行秘书长、副秘书长协助秘书长工作。秘书处根据工作需要设主任秘书1人,副主任秘书和秘书若干人。总账会计一人,出纳会计1人。秘书处工作人员由秘书长聘免。

  (三)协会秘书处的工作职责:

   1. 执行理事会、常务理事会和会长、秘书长办公会议的决议。

   2. 统一管理协会的证书、印章和文件档案。

   3. 统一管理协会的经费收支,严格执行财务管理制度和会计核算制度,按时编制财务会计报表。

   4. 负责审批协会个人会员,提出吸纳团体会员和增补委员、理事意见,提请会长办公会议或常务理事会审定并在审定后办理有关手续。

   5. 负责编印《品牌江苏》刊物,做好协会网站、公众号等媒体平台的日常维护和更新。

   6. 负责协会对外联络和协调工作。

   7. 检查督促各工作委员会、各分支机构和经济实体的工作。

  (四)有关协会的一切文件,书信材料都交秘书处统一管理,重要文件书信应及时呈送秘书长和会长阅知,任何个人不得截留或封锁,更不得占为私有。

  (五) 凡以秘书处名义对外发文或签订合同、协议,必须经秘书长批准;凡以协会名义对外发文或签订协议必须经会长批准。

  (六) 秘书处工作人员,包括正副秘书长,一年中累计无故不参加工作例会和统一组织的会议活动达到三分之一以上者,则表明不能承担本职工作,可提请会长办公会议劝其离职或调任其他职务。

  三 协会印章管理制度

  (一)由省民政府颁发的协会印章共八枚,即“江苏省公共关系协会钢印”、“普印”各一枚、“江苏省公关关系协会秘书处”、“江苏公共关系协会财务专用章”、“江苏省公共关系协会支票专用章”、“江苏省公共关系协会合同专用章”各一枚;会长、秘书长私印各一枚,协会各专业委员会印章由秘书处刻制和保管,上述印章由秘书长或秘书长指定专人集中管理,专业委员会使用印章需填写“印章审批表”,由所在专业委员会负责人签字后送秘书处审核盖章。

  (二) 使用印章必须经秘书长批准,秘书长不在有秘书长委托执行秘书长或当班副秘书长批准。使用协会公章,必须经过会长或会长委托常务副会长、秘书长批准。

  (三) 负责印章管理人员对经过批准使用印章者,必须认真填写用章登记表,注明时间、用途、数量、经办人、批准人以作备考。 

 人事制度

  (一)协会领导人(会长、副会长)实行选举和聘任相结合的方式产生,秘书长采用聘用制。

  (二)副秘书长和协会分支机构、代表机构、经济实体负责人,由秘书长提名,经会长办公会议或常务理事会审议批准后聘免。

  (三)协会秘书处和各分支机构、代表机构工作人员和经济实体中层干部由秘书长办公会议审议批准聘免。经济实体、一般工作人员由各单位自行聘用,报协会秘书处备案。

  (四)协会工作人员工资待遇,按劳动合同有关规定执行。                                   

  五 财务管理制度

  (一)协会财务管理由秘书处负责,其主要职责是:

   1. 收缴会费,接受社会捐赠和企业赞助。

   2. 向各专业委员会、工作委员会和经济实体提供财务会计服务。

   3. 按规定收缴协会应收的费用。

   4. 按国家事业单位财务管理制度和社团财务管理规定及有关法令、法规进行财务会计核算并按期编报财务会计报表。

   5. 开源节流,勤俭办事,做好领导参谋。

  (二)协会财务管理和会计核算,执行规定的财务管理和会计核算制度。执行省财政厅、省科协、和省民政厅有关社团管理的各项规定,聘任专职或兼职会计人员、持证上岗。

  (三)协会经费开支,实行一支笔审批。其审批程序是:由用款部门提出申请用款计划,经办人和部门负责人签字后,在授权的金额范围内由秘书长审核批准,大额用款需经会长审核批准。

  (四)为增加协会经费来源,鼓励协会理事、委员、会员和工作人员组织企业或境外人员捐赠赞助,协会按到账金额25%作为联络人的通讯联络费和奖励。

  (五) 协会经费支出,主要用于协会租赁办公用房,购置办公用品,支付印刷、交通、邮电、通讯、差旅费等,工作人员工资奖金,学术交流,组织活动,编印信息资料,出版书藉,以及经会长办公会议决定的特殊开支等。

  (六) 协会经费的所有收支,必须票据完整,审批手续完备,帐务记载清楚,会计核算准确,符合财经纪律和会计制度,严禁弄虚作假,虚报冒领。   

 六 会员管理制度 

  (一) 严格按照协会《章程》和《江苏公共关系协会会员条例》规定的会员资格、审批程序发展会员,保护会员权利,教育并督促会员履行义务、执行会员守则。

  (二) 凡申请入会的团体和个人,必须如实填写团体或个人会员登记表,贴上半身免冠照片,按规定办理审批手续,经过批准的团体会员和个人会员,秘书处办公室应及时通知申请人办理领证和交纳会费。

  (三) 团体会员和个人会员按章程规定标准每年收交一次会费,也可以一次缴清本届各年度的会费。协会可对会员采取积分考核,达到一定积分的可以冲抵部分或全部会费

  (四) 会员享受《章程》和《会员条例》规定的各种权利,并履行章程和会员条例规定的会员义务,积极参加协会组织的各种活动,主动为协会工作。会员连续两年不参加协会活动、不交纳会费者,视为自动退会;若会员因违反国家法律和社会道德受到法律制裁者,则按章程规定开除其会员资格;协会对理事、常务理事实行年度履职尽责考核,考核不合格的可以终止其理事和常务理事资格。

  (五) 协会应该认真听取会员对协会工作的意见和合理化建议,不断改进协会工作。

  (六) 根据会员单位的要求,协会应认真组织有关专家为会员单位服务,包括形象策划,危机公关、公关讲座、公关咨询、引进资金、高新技术项目,推广新产品和组织对外交流、考察等。

  (七)  通过办好《品牌江苏》刊物,加强和会员之间的信息交流和联络沟通。

 七 分支/代表机构管理制度

  (一)工作委员会、专业委员会、代表处和办事处是协会下属的分支(代表)机构,其日常工作由协会秘书处统一协调管理。重大事宜由会长办公会议决定。

  (二)各分支(代表)机构应严格执行理事会、常务理事会和会长办公会议的决议、决定,执行各项管理制度,负责制订本分支(代表)机构的工作计划并组织完成年度工作目标和任务;协会对分支机构进行年度考核,对分支机构主要负责人实行年度履职考核和聘免;分支机构主要负责人一年中无故不参加协会组织的工作会议和活动累计达到三分之一以上者,则表明不能承担本职工作,可劝其离职、解聘或调任其他职务。

  (三)各分支(代表)机构可以根据需要发展会员,但必须坚持条件并严格按《章程》和《会员条例》规定的程序进行。

  (四)委员的提名条件:

   1. 必须是协会会员;

   2. 必须具有大专以上学历或中级以上技术职称;

   3. 对协会工作开展或经济上给予支持者;

   4. 学术上有所建树或从事相关专业工作中有显著成绩者;

  (五)不得在分支(代表)机构下再设立分支(代表)机构或以学组、工作组、志愿服务队等名义变相设立分支(代表)机构。

  (六)不得为分支(代表)机构制作和颁发法人样式登记证书。

  (七)分支(代表)机构不具备法人资格,不得开设银行账户,不得另行制定章程。

  (八)分支(代表)机构不得以“中心”、“联盟”、“研究会”、“促进会”等容易与各类法人组织相混淆的名称命名。

  (九)分支(代表)机构负责人称呼为“主任”、“副主任”,不得以“会长”、“副会长”称呼。 

  (十)分支(代表)机构未经授权或者批准,不得以“江苏省公共关系协会”名义开展活动,不得与其他民事主体合作开展活动,不得以分支(代表)机构名义发展会员、收取会费、接受捐赠。

  (十一)属于协会分支(代表)机构全部收支要纳入江苏省公共关系协会财务统一核算、管理,不得计入其他单位、组织或者个人账户。

  (十二)各分支(代表)机构开展各种社会活动和经济活动,必须先编制活动计划和经济收支预算,经协会批准后送秘书处综合平衡备案。其经济收支由协会财务会计按照财务管理制度统一办理。收支相抵后的净收入,按40%交协会,60%留给经办分支(代表)机构,特殊情况按该分支机构与协会秘书处所订协议执行。

  (十三)协会各分支(代表)机构之间,应既有明确分工,又要团结协作。对相关业务,按谁接谁办,以一家为主,大家配合的原则,不重办、不内争、团结互助,协商办好。  

  八 服务性经济实体管理制度

  (一)协会为建立‘造血机制’可以创办或参与创办服务性经济实体,由协会秘书处统一管理,创办企业可以在省工商行政管理部门办理注册登记或在省民政厅民间组织管理局办理事业服务性经济实体注册及登记备案手续,按相关规定使用票据。

  (二)协会创办或参与创办的各类服务性经济实体,应按照公司章程履行相关权利和义务。

  (三)协会创办的各类经济实体主要负责人和副职,由协会秘书处考核,提请会长办公会议或常务理事会议批准聘任。一般工作人员由经济实体直接聘免,报协会秘书处备案;协会参与创办的各类经济实体的股东代表和负责人有协会秘书处考核提名提请会长办公会议或常务理事会议批准委派。

  (四)各经济实体必须严格遵守国家有关法律、法规和省有关政策规定,做到合法开展业务,确保服务质量和合理收益。

  九 协会名誉管理制度 

  (一)协会理事、委员、会员和工作人员(包括分支机构和经济实体工作人员),都应珍惜和爱护协会名誉,并以身作则为协会塑造良好社会形象,不断提高协会的社会美誉度。

  (二)协会理事、委员、会员和工作人员(包括分支机构和经济实体),都应自觉维护协会的名誉权,未经批准,任何单位和个人都不得以协会名义从事以个人目的或以盈为目的社会活动和经济活动。

  (三)凡经过批准以协会名义或以协会部门名义开展的社会活动和经济活动,应按规范开展活动并维护协会名誉。

  (四)凡协会兴办的经济实体或参与合作的服务机构,对外经营和签订协议中应维护协会名誉,如对协会名誉造成损害,应承担相应的挽回和赔偿责任。

 十 学术活动管理制度

  (一)积极开展新时代公共关系理论和实务研究,组织公共关系学术研究、研讨和学术交流,及时为社会提供学术研究成果,以公共关系专业学术成果提升协会的软实力。

  (二)学术研究要立足本专业、行业,学术成果要体现独特性、前瞻性、引领性和实用性。

  (三)协会各分支机构要认真组织好本行业、本专业的专家学者开展年度学术研究、研讨和交流,每年学术活动开展不低于1场。

  (四)协会学术专业委员会负责年度学术成果的整理和汇编工作,适时发布年度江苏省公共关系发展蓝皮书、舆情报告等。

  (五)根据党和国家的总体部署以及江苏省委、省政府的中心工作,及时组织智库专家和学者开展相关课题研究,及时发布学术研究成果,积极向主管部门提交科技、科学工作者建议。

  (六)加强学术成果的宣传普及和学术成果的落地转化工作,开展多方面、多层次的学术交流和资源对接活动,使学术成果更好地服务“强富美高”新江苏。

  (七)以协会名义开展各项学术交流活动要事先向协会报备并批准,要加强对学术交流活动的质量和效能评估,学术活动要有完整的活动总结。

  (八)学术研究要遵守学术道德规范,严禁剽窃和弄虚作假,协会学术道德管理小组要加强学术活动管理和监督,发现问题及时纠正,对存在严重弄虚作假或剽窃行为的人员按照国家有关规定严肃处理。

   十一 学风和学术道德管理制度

  (一)协会从事公共关系等各类学术研究的人员(以下简称“研究人员”)应遵守国家法律法规、社会公德和国家保护知识产权的相关规定和政策

  (二)协会研究人员在进行科研活动是,要坚持“唯真、唯实”的优良作风和严谨的科学精神,反对投机取巧、急功近利、学术造假,维护学术成果的科学性、客观性和严谨性

  (三)学术成果的申报应遵循“客观、公正、严谨”的原则,按照规定的要求采取公开申报、回避等

  (四)要充分发挥协会学术专业委员会在加强学风和学术道德建设中的作用,协会学术专业委员会要设立学术道德委员会或工作小组,负责监督和评估协会学术道德方面的政策和规定实施过程中存在的问题,受理有关学术不断的举报

  (五)在各类评定中要对学术造假和学术不端等行为实施“一票否决制”,要形成有利于加强学术道德建设的制度环境和良好氛围。

  (六)要建立对学术不端行为的处罚制度,学术道德委员会或工作小组在接到学术不端行为的举报后要及时组织相对独立的工作小组予以调查,一经查实,应根据具体情况进行相应的处理。对违反法律的应依法追究当事人的法律责任。 

  十二 信息公开管理制度

   信息管理是协会管理的重要内容,协会信息管理要遵循“安全、公开、透明”的原则。

   (一)要严格界定和区分协会信息的类型和等级,对属于协会核心机密的信息要严格保密,对核心机密以外的信息要依法公开。

   (二)下列信息属于协会机密信息,不得公开:

     1. 协会财务的核心数据和资料;

     2. 正在酝酿和研究的协会重大人事、经营管理决策和措施;

     3. 属于国家、上级主管部门确定的保密文件和资料;

     4. 协会研究决定的其他机密信息、文件和资料。

   (三)协会应依法依规在合理的时间和范围内公开下列信息:

     1. 协会对外宣传资料;

     2. 协会对外开展的各项活动;

     3. 经过审核并取得本人同意可以公开的协会专家和嘉宾的学术报告和研究成果;

     4. 经过协会理事会审核通过并经审核可以公开的协会工作总结、财务报告的主要内容;

     5. 经过协会审核应当公开的其他信息、文件和资料。

    (四)协会信息公开的渠道:

      协会信息公开应首先通过协会网站、微信公众号、美篇以及协会会员、理事、专业委员会工作社群发布;协会可以选择的其他媒体平台和渠道发布审核批准的信息等。

   十三 重大活动/事项报告制度

   重大活动报告制度是协会接受主管部门指导,规范内部运营管理的重要内容。

    (一)协会开展的重大活动应按照主管部门的有关规定进行事前审批或事后报备。

    (二)有下列情形的重大活动必须事先事先向协会秘书处报告并获得批准:

     1. 协会会员、理事、常务理事、副会长、协会各分支机构负责人以协会名义或身份参加或开展重大活动的;

     2.协会分支机构主办、联合主办、协办重大活动,或以协会名义或身份对外参加重大活动的;

     3. 以协会名义对外磋商合作、开展业务、进行投融资及资源整合、签订协议等活动或行为的,必须事先获得协会的书面批准和授权;

     4. 其他涉及到影响协会重大利益和声誉的活动。

    (三)、协会会员、理事、常务理事、副会长以及协会分支机构有下列重大事宜的应及时向协会报告:

     1. 工作单位、职位、联系方式或工作、生活地点发生变更的;

     2. 单位和个人在工作和生活中遇到重大变故或危机的;

     3. 不能或不愿意继续履行协会相关职责和义务的;

     4. 其他涉及到对协会正常开展有影响的情形。

  十四 项目资金管理制度

     为了加强协会项目资金的管理,特制度下列管理制度:

    (一)项目资金管理的原则:预算管理、量入为出、留有余地,专款专用、有偿使用。

    (二)项目资金的来源和范围:

     1. 上级主管部门审核批准并拨付的资助项目资金;

     2. 参与政府、企事业单位合作项目而获得的合作项目资金;

     3. 协会为某个项目实施或活动开展而设立和批准的资金

    (三)协会财务管理部门为项目资金管理的归口管理部门。项目主要负责人是项目资金的第一责任人,统筹规划项目全过程的各类资金使用,并接受协会财务核算部门的检查、监督。

    (四)所有项目都在协会财务核算部开立内部银行专户,各自核算项目资金收付情况。项目方的一切资金收支,必须统一汇入协会账户。

          江苏省公共关系协会

                 32001881236051562610

        建设银行中山南路支行

    (五)项目负责人应根据项目实施进度使用项目资金,项目资金的使用由项目负责人提出申请,财务核算部门审核,协会负责人审批。

    (六)因工作需要,项目实施过程中部门或个人出差需要备用金的,可向财务核算部提出申请,经部门负责人审核,项目负责人批准后给予办理,在业务办理完15天内,所借备用金全部归还或报销冲帐。非因公,一律不许借备用金;借备用金到期不归还的,协会财务可直接从借款人薪资或报酬中扣除。

    (七)项目负责人应做好并做好项目资金账户的核对工作。

    (八)项目资金的使用要量入为出、留有余地。项目资金的使用不能突破设定的可使用项目资金的总额,要适当留有余地。

项目资金专款专用,不同项目的资金不能串用。 

  十五 奖惩制度 

    (一)对协会工作和江苏公关事业的建设与发展作出贡献者,协会根据贡献大小按功行赏,给予相应的精神、物质和经济奖励。以精神鼓励为主,物质和经济奖励为辅。

    (二)因违反协会《章程》、《条例》、《内部管理制度》,对协会形象、名誉和经济造成损害者,视情节轻重和影响大小,按协会《章程》和《会员条例》规定给予相应的行政处分和经济惩罚。

    (三)对触犯国家法律、受到法律制裁,被刑事判罪者,开除会籍。

    (四)奖励和惩罚,由秘书处审核,由会长办公会议审定并作出处理决定。同时向常务理事会和理事会备案。